Cara Membuat Mail Merge di Word – Pernahkah kalian ingin membuat surat undangan untuk sebuah acara akan tetapi cukup merepotkan jika harus mengetikan secara manual nama dan alamat dari penerima undangan tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, kalian tidak perlu khawatir karena kalian bisa menggunakan salah satu fitur yang ada di microsoft office yaitu Mail Merge.
Dengan menggunakan Mail Merge kalian hanya melakukan pengambilan data nama penerima kemudian mencetaknya. Namun kalian akan membutuhkan sebuah database dari microsoft excel. Akan tetapi bagi sebagian orang tidak mengetahui cara ini, karena sekilas membuat mail merge itu terlihat sangat rumit.
Tapi tenang saja, disini admin akan membagikan tips atau cara membuat mail merge di word dengan menggunakan data dari excel. Untuk selengkapnya simak artikel dibawah ini.
Baca Juga : Cara Membuat Footnote di Word
Apa Itu Mail Merge?
Mail Merge merupakan sebuah menu yang ada di microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat, label, amplop dan yang lainnya dengan menggunakan informasi yang disimpan dalam database atau spreadsheet.
Ketika kalian memanfaatkan fungsi Mail Merge, kalian memerlukan dokumen word dan juga dokumen excel. Untuk membuat mail merge, kalian membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan juga dokumen untuk sumber data.
- Dokumen Utama merupakan sebuah file dokumen yang berisi naskah utama.
- Sumber Data merupakan sebuah file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantinya data tersebut akan dimasukan ke dokumen utama. Sumber data bisa menggunakan file excel, access dan lainnya.
Cara Membuat Mail Merge
Sebelum membuat sebuah dokumen utama, yang pertama adalah kita membuat dokumen sumber data terlebih dahulu menggunakan microsoft excel. Untuk membuat sumber data di excel kalian ikuti caranya dibawah ini.
Membuat Sumber Data dengan Excel
Langkah pertama kalian buka terlebih dahulu microsoft excel pada komputer atau laptop kalian. Terus kalian buat data yang ingin kalian gunakan untuk membuat mail merge. Seperti contoh admin membuat data biodata siswa. Jika sudah selesai kalian save dan keluar dari microsoft excel.
Membuat Dokumen Utama Word
Setelah kalian membuat sumber data menggunakan microsoft excel, selanjutnya adalah membuat dokumen utamanya dengan microsoft word.
Setelah kalian membuat dokumennya, selanjutnya adalah memasukan sumber data dari excel ke microsoft word yang caranya sebagai berikut.
Kalian masuk ke menu Mailings > Select Recipients > Use Existing List…
Kemudian pilih dokumen excel sumber data yang sudah dibuat tadi. Kemudian akan muncul kotak dialog Select Table, pilihlah sheets atau lembar kerja yang berisi data yang sudah kalian buat untuk mail merge. Biasanya berada di Sheet1, tetapi bisa juga kalian membuatnya di Sheet2. Jadi pilihlah sheet yang ada data yang sudah kalian buat tadi. Berilah tanda centang pada First row of data contains column headers, lalu klik OK.
Sekarang kedua file telah terhubung, kalian tinggal letakan data pada tempatnya masing-masing.
Misal seperti yang admin buat, letakan kursor di bagian nama, kemudian klik Insert Merge Field terus pilih opsi Nama. Lakukan hal yang sama pada kelas dan juga no. absen.
Jika sudah masukan semuanya, kalian klik Preview Results untuk melihat hasilnya. Untuk melihat lainnya kalian bisa gunakan index number atau klik arah panah kanan atau kiri pada Preview Results.
Menyimpan dan Mencetak Dokumen Mail Merge
Jika sudah selesai kalian tinggal menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kalian bisa klik Finish & Merge. Terus muncul beberapa pilihan yang bisa kalian pilih.
- Edit Individual Documents jika kalian ingin menyimpan dokumen tersebut menjadi dokumen baru. File akan berisi beberapa halaman sesuai dengan data yang kalian buat.
- Print Documents untuk mencetak dokumen jika kalian ingin langsung mencetaknya.
- Send E-mail Messages jika kalian ingin mengirimnya melalui alamat E-mail.
Baca Juga : Cara Membuat Daftar Isi di Word
Demikian pembahasan tentang cara membuat mail merge di word. Semoga ulasan ini bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi kalian yang ingin mempelajarinya. Jika ada pertanyaan kalian bisa tinggalkan komentar di kolom komentar.
